ÚVOD
Od 1. júla 2017 je pre firmy na Slovensku zavedená povinná aktivácia elektronickej schránky na komunikáciu s orgánmi verejnej moci.
Úrad podpredsedu vlády SR pre investície a informatizáciu vydal usmernenie, ktoré upravilo postup aktivácie elektronických schránok a posunulo aplikovanie ustanovení zákona o povinných elektronických schránkach pre podnikateľov k dátumu 01.01.2017. Podnikatelia mali do konca roka 2016 priestor a čas zabezpečiť si všetky prostriedky pre elektronickú komunikáciu s orgánmi verejnej moci.
Tento stav sa zmenil novelou, ktorou sa posunula aplikácia na 01.07.2017.
Bližšie o povinnostiach podnikateľov a firiem súvisiacich s elektronickými schránkami vysvetľujeme v ďalších častiach článku.
LEGISLATÍVA
Zavedenie elektronických (dátových) schránok (ďalej len „e-schránky“) vychádza zo zákona č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „ZoE“). E-schránky boli zavedené v súvislosti s elektronizáciou štátnej správy a majú slúžiť na elektronickú komunikáciu občanov a podnikateľov s verejnou správou a orgánmi verejnej moci. Tieto schránky umožňujú doručovanie žiadostí a dokumentov elektronicky s rovnakými účinkami ako pri listinnej forme ich doručovania .
ELEKTRONICKÁ SCHRÁNKA
Pojem
E-schránka je elektronické úložisko, v ktorom sú uchovávané elektronické správy a notifikácie. Zriaďovateľom e-schránok je Úrad vlády Slovenskej republiky. Zriaďujú sa bezplatne, subjektom, ktoré osobitne upravuje ZoE, t.j.:
- orgánu verejnej moci,
- právnickej osobe,
- fyzickej osobe,
- fyzickej osobe – podnikateľovi,
- subjektu medzinárodného práva,
- organizačnej zložke alebo organizácii podľa § 12 ods. 6 ZoE, a
- tým, o ktorých to ustanoví osobitný predpis.
POČET SCHRÁNOK
Každému je možné zriadiť v zásade len jednu e-schránku pre jedno právne postavenie. Ak je majiteľ e-schránky súčasne osobou vo viacerých právnych postaveniach (napr. fyzická osoba je zároveň podnikateľom a pod.), zriaďuje sa mu e-schránka pre každé z týchto právnych postavení. Tomu, komu bola zriadená e-schránka, je jej majiteľom, samotná e-schránka však nie je predmetom vlastníckeho práva, t. j. jej majiteľ je oprávnený disponovať s ňou len spôsobom ustanoveným Zákonom.
ZRIAĎOVANIE ELEKTRONICKÝCH SCHRÁNOK
Elektronickú schránku zriadi správca modulu elektronických schránok:
- a) bezodkladne po tom, ako sa dozvie o vzniku orgánu verejnej moci, právnickej osoby a zapísanej organizačnej zložky, ak ide o ich e-schránku,
- b) bezodkladne po tom, ako sa dozvie o vzniku oprávnenia na podnikanie fyzickej osoby, ak ide o e-schránku fyzickej osoby podnikateľa,
- c) v deň, keď fyzická osoba, ktorá je občanom Slovenskej republiky, dosiahne 18. rok veku, ak ide o e-schránku fyzickej osoby, ktorá nie je podnikateľom,
- d) do 5 pracovných dní odo dňa doručenia žiadosti o zriadenie e-schránky v zákonom stanovených prípadoch (napr. ak ide o subjekt medzinárodného práva, právnickú osobu, ktorá nemá sídlo na území Slovenskej republiky, fyzickú osobu, ktorá nie je štátnym občanom Slovenskej republiky atď.)
Je potrebné upozorniť, že okamih ZRIADENIA elektronickej schránky je potrebné odlíšiť od okamihu jej AKTIVÁCIE !!!
AKTIVÁCIA ELEKTRONICKÝCH SCHRÁNOK
Aktivácia do 1. júla 2017
Aktivácia pre fyzické osoby, fyzické osoby – podnikateľov, alebo právnické osoby do 30.06.2017 prebiehala spolu so zriadením e-schránky, prípadne na základe dobrovoľnej žiadosti osoby prostredníctvom aktivačnej funkcie e-schránky, a to ku dňu uvedenému v žiadosti, najneskôr do troch pracovných dní od doručenia žiadosti.
Podnikatelia (právnické osoby) zatiaľ e-schránky nemali aktivované na elektronické doručovanie úradných dokumentov (výnimkou boli tí podnikatelia, ktorí tak spravili dobrovoľne). Znamená to, že do 30.06.2017 podnikateľom orgány verejnej moci (úrady) doručovali písomnosti v listinnej podobe poštou a podnikatelia sa o svoju e-schránku nemuseli zaujímať.
Aktivácia v období od 01.08.2016 do 30.06.2017
Na začiatok je potrebné povedať, že povinná aktivácia e-schránok na doručovanie písomností sa týka len právnických osôb – podnikateľov (všetkých firiem), a zapísaných organizačných zložiek. Podnikatelia – fyzické osoby majú tiež zriadenú e-schránku, ale nebudú ju mať povinne aktivovanú na elektronické doručovanie úradných dokumentov. Orgány verejnej moci im budú doručovať úradne dokumenty elektronicky iba v prípade, žeby si e-schránku aktivovali dobrovoľne.
Právnickým osobám (firmám) neboli zatiaľ e-schránky povinne aktivované na doručovanie. O ich aktiváciu mohol takýto subjekt požiadať dobrovoľne. Zmena, ktorá nastane od 1. júla 2017 spočíva v tom, že proces aktivácie e-schránky týchto subjektov sa začne priamo zo zákona, tzv. „povinne“. Na začatie povinnej aktivácie nie je potrebný žiaden úkon majiteľa, aktiváciu e-schránky vykoná správca modulu elektronických schránok automaticky
Povinná aktivácia pre právnické osoby – FIRMY
Celý proces aktivácie e-schránok bude prebiehať postupne. Odo dňa 01.07.2017 začne a v zásade bude prebiehať dvomi spôsobmi:
- E-schránku aktivuje právnická osoba, a to momentom prvého prístupu (prihlásenia) do e-schránky na portáli www.slovensko.sk, alebo
- Pokiaľ sa do e-schránky neprihlási právnická osoba do 01.01.2017, e-schránka bude aktivovaná automaticky dňa 01.01.2017, a to bez ohľadu na to, či k nej oprávnená osoba má efektívny prístup alebo nie.
Povinným osobám je teda poskytnuté prechodné obdobie do 30.06.2017, aby si zabezpečili všetky nástroje a možnosti na prístup do svojej e-schránky.
Najneskôr od 1. júla 2017, keď bude proces aktivácie zavŕšený, budú môcť orgány vernej moci zasielať všetkým firmám úradné dokumenty aj do ich e-schránok a táto forma doručenia bude rovnocenná s tou písomnou (bude mať rovnaké právne účinky).
Aby sa firmy vyhli prípadným problémom v súvislosti s neprečítaním dôležitých úradných oznámení, budú musieť svoju prijatú poštu v e-schránke pravidelne kontrolovať. E-schránka umožňuje zvoliť oprávneným osobám notifikáciu o prijatí elektronickej listiny na vybranú e-mailovú adresu alebo na telefónne číslo vo forme SMS. V samotnej notifikačnej správe však nebude uvedený obsah elektronickej listiny a jej príloh, iba oznámenie o dátume, čase, predmete a odosielateľovi.
Deaktivácia
Deaktivácia firemnej e-schránky aktivovanej na doručovanie nie je nijakým spôsobom možná. E-schránka bude firme zrušená až po jej zániku výmazom z obchodného registra
Fyzické osoby (podnikatelia aj nepodnikatelia) nemajú povinnosť mať e-schránku aktivovanú na doručovanie elektronických podaní. V ich prípade je aktivácia e-schránky stále dobrovoľná.
DORUČENIE LISTÍN A PLYNUTIE LEHÔT
Úložná lehota pre správy doručované fyzickým a právnickým osobám do e-schránky v režime „do vlastných rúk“ je štandardne 15 dní odo dňa nasledujúceho po dni uloženia do e-schránky (ak nie je ustanovená zákonom iná lehota). Správy doručené orgánu verejnej moci sú doručené uložením do e-schránky, t.j. okamžite, tam nie je žiadna úložná lehota. Na ostatné správy, ktoré sa nedoručujú do vlastných rúk, nie je stanovená odberná lehota, do e-schránky sú uložené automaticky a sú považované za doručené deň po uložení.
Elektronická správa (úradná listina) vrátane jej príloh sa preto bude považovať za prečítanú uplynutím 15-dňovej lehoty odo dňa nasledujúceho po dni jej doručenia. Z tohto dôvodu je nutné, aby si osoby aktivovanú schránku pravidelne kontrolovali.
PRÍSTUP DO ELEKTRONICKEJ SCHRÁNKY
E-schránka je dostupná prostredníctvom elektronického Ústredného portálu verejnej správy na webovej stránke www.slovensko.sk.
Na prístup do schránky sa použije identifikátor osoby v spojení s autentifikátorom alebo autentifikačný kvalifikovaný certifikát, ktoré boli pridelené alebo vydané majiteľovi e-schránky alebo osobe oprávnenej na prístup a disponovanie s e-schránkou.
V súčasnosti je možné využívať aj iné e-schránky, medzi ktoré patrí schránka združenia slovensko.digital – GovBox, ktoré je platenou službou, ako aj schránka Zelenej pošty.
Autentifikátor
Ako autentifikátor môže slúžiť občiansky preukaz s elektronickým čipom (ďalej označovaný ako „eID“), prípadne iný alternatívny identifikátor, ktorý na základe osobitného zákona vydáva určený orgán verejnej moci.
Prístup právnickej osoby
Prístup do e-schránky právnickej osoby má automaticky člen jej štatutárneho orgánu. Ten môže udeliť oprávnenie na prístup aj ďalším osobám.
Ak je štatutárny zástupca právnickej osoby zahraničná osoba, ktorá nemôže získať eID, môže požiadať o vydanie dokladu o pobyte pre cudzincov podľa zákon č. 404/2011 Z. z. o pobyte cudzincov. Súčasťou dokladu je na požiadanie aj elektronický čip a bezpečnostný osobný kód, ktorý vydáva príslušný policajný útvar SR.
Udelenie oprávnenia na prístup tretím osobám
Ako alternatíva pre prístup k e-schránke právnickej osoby môže slúžiť udelenie oprávnenia fyzickej osobe – napr. zamestnancovi alebo akejkoľvek tretej osobe, ktorá je občanom Slovenskej republiky s platným eID a bezpečnostným osobným kódom. Udelenie oprávnenia na prístup a disponovanie s e-schránkou sa zasiela v listinnej podobe s úradne osvedčeným podpisom majiteľa e-schránky právnickej osoby na adresu: Úrad vlády SR, P. O. BOX 11, Námestie slobody 1, 810 05 Bratislava 15. Listinná žiadosť musí byť v prípade úradného osvedčovania podpisu majiteľa e-schránky mimo územia SR doplnená o tzv. apostilu alebo superlegalizáciu
Proces prihlasovania
Pre úspešne prihlásenie a vstup do e-schránky je potrebné aby prihlasovateľ disponoval nielen s eID, ale aj príslušným bezpečnostným osobným kódom, čítačkou kariet a mal na počítačovom zariadení nainštalovanú aplikáciu „eID klient“ a ovládače k čítačke kariet, ktoré sú k dispozícii na internetových stránkach: www.slovensko.sk/sk/na-stiahnutie.
Občiansky preukaz s elektronickým čipom
Vydávanie eID, BOK a čítačky kariet zabezpečuje na žiadosť ktorékoľvek Okresné riaditeľstvo Policajného zboru. Pokiaľ má oprávnená osoba občiansky preukaz vydaný pred 1. 7. 2008, je potrebné ísť na oddelenie dokladov v mieste trvalého bydliska. Celý proces vybavovania žiadosti o vydanie eID je obdobný vybavovaniu bežného občianskeho preukazu. Spolu s eID dostane vybavovateľ žiadosti aj čítačku kariet. Na pracovisku polície bude osobám vydaný aj BOK a rovnako si tam osoby budú môcť požiadať aj o vydanie kvalifi-kovaného certifikátu na tvorbu zaručeného elektronického podpisu (ZEP). ZEP bude môcť oprávneným osobám slúžiť na elektronické podpisovanie podaní, ktoré sa prostred-níctvom služieb Ústredného portálu verejnej správy budú vedieť podávať orgánom verejnej moci.
SANKCIE
Hoci zákon o E-governmente nepredpokladá priamu sankciu za neaktivovanie e-schránky, je zrejmé, že takýmto konaním sa povinná osoba sama vystavuje riziku zmeškania lehôt uložených úradmi/súdmi a prípadným sankciám, keďže k aktivácii elektronickej schránky dôjde beztak najneskôr dňa 01.07.2017.
ZÁVER
Podľa prechodných ustanovení ZoE bude s účinnosťou od 1. júla 2017 všetkým firmám vykonaná povinná automatická aktivácia e-schránok na doručovanie. Je preto potrebné aby si štatutári právnických osôb zabezpečili eID a všetky ostatné nástroje nevyhnutné na prístup do e-schránok, aby najneskôr od 01.07.2017 vedeli disponovať so všetkým listinami, ktoré im orgány verejnej moci budú doručovať elektronicky.
V závere je potrebné dodať, že aby sa firmy vyhli prípadným problémom v dôsledku neprečítania elektronických úradných dokumentov, odporúčame osobe, ktorá je oprávnená na prístup do schránky, nastavenie e-mailových a telefonických notifikácií o prijatých správach do e-schránky.
O elektronických schránkach sme napísali viacero článkov, ktoré nájdete v našej sekcii eGovernment. Pripravili sme aj video-školenie:
